Dentro do sistema existem 3 meios de dar entrada em uma nota de compra:
- Manifestando ciência da nota: Ao habilitar a função de consultar NFes emitidas, o sistema faz a busca das notas emitidas para seu CNPJ a cada abertura do sistema.
- Importando um XML: Seu fornecedor envia o XML da nota para seu e-mail e o mesmo pode ser importado manualmente
- Lançamento manual: Com o Danfe em mãos, o cadastro do fornecedor e produtos previamente cadastrados, todo o lançamento se dá de forma manual.
Detalhando o processo de cada meio:
Manifestando Ciência
Inicialmente é necessário habilitar a função de consulta.
Clique em Config > Configurações > Configuração da NFe e marque a opção de consultar NFes emitidas.
Habilitada a função, certifique-se que seu certificado digital esteja operante, pois a consulta depende da comunicação dele com a Sefaz e que não exista nenhum programa de consulta de notas habilitado para seu CNPJ. Caso haja algum outro programa consultando, o Small não conseguira trazer suas notas para manifestação da ciência.
Após verificado as questões de comunicação do certificado, feche o sistema e abra novamente. Na abertura, deverá aparecer uma mensagem de consultando NFes emitidas.
Neste momento, ocorre a consulta. Caso exista alguma nota para ser manifesta, ela aparecera no modulo de compras com o status em vermelho Manifeste Ciência.
Para realizar a manifestação dela, de duplo no status. Retornara uma mensagem de atenção
Clique em Sim e a nota abrirá. Realize os ajustes que necessitar e finalize com ok.
Em outra ocasião poderá retornar a mensagem em vermelho Ciencia da Operacao – Importe o XML.
Neste caso, também dê um duplo clique no status e a nota abrirá. Realize os ajustes que necessitar e finalize com ok.
Caso clique 2 vezes no status e nada ocorrer, certifique-se se a manifestação está dentro do prazo estabelecido pela Sefaz
Importando um XML
Caso a Sefaz não disponibilize a sua nota para manifestação, seu fornecedor poderá encaminhar o XML da sua compra por e-mail e através dele será possível importar todos os dados contidos no Danfe.
Salve o XML em um local de fácil acesso em seu computador, feito isto, abra o Small e vá até o modulo de compras.
Dentro do modulo de compras, clique em Arquivo > Importar XML NF-e
Na tela seguinte, localize o local em que salvou o XML e selecione ele clicando uma vez sobre ele e em seguida, clique em abrir
Feito isto, a nota abrirá. Realize os ajustes que necessitar e finalize com ok.
Lançamento manual
Para utilizar este procedimento, é necessário ter o DANFE em mãos e cadastrar previamente todas as informações da nota fiscal antes de lançá-la no módulo de Compras.
- Cadastro do fornecedor:
Caso o fornecedor ainda não esteja cadastrado, acesse o módulo de Cadastros, clique em Novo e preencha todas as informações disponíveis.
- Cadastro dos produtos:
Em seguida, vá até o módulo de Estoque e cadastre todos os produtos, incluindo as respectivas tributações. Se houver dúvidas sobre a tributação, consulte seu contador.
- Lançamento da nota fiscal:
Com os cadastros finalizados, acesse o módulo de Compras, clique em Novo e inicie o lançamento da nota fiscal, informando o número e a série. Pressione Enter e preencha os dados conforme constam no DANFE.
- Finalização:
Após concluir o preenchimento, clique em OK. A nota será exibida no grid com o status NF Manual (Guarde o Doc). Com isso, o processo de entrada estará finalizado.
