A rejeição “Uso Denegado” ocorre quando a Secretaria da Fazenda (SEFAZ) recebe e valida o arquivo XML da NF-e, mas nega a autorização de uso porque identificou alguma irregularidade cadastral no emitente, destinatário ou ambos.
Neste caso, o documento é considerado denegado, o que significa que ele existe na base da SEFAZ, mas não tem validade fiscal e não pode ser cancelado nem reutilizado.
Em outras palavras, o sistema emissor enviou a nota corretamente, mas a SEFAZ impediu a autorização por motivos relacionados ao cadastro dos contribuintes envolvidos na operação.
Principais causas
- CNPJ do emitente ou destinatário está inapto ou irregular
Ocorre quando o CNPJ encontra-se baixado, suspenso, inapto ou cancelado junto à Receita Federal.
Essa é a causa mais comum e pode afetar tanto quem emite quanto quem recebe a nota. - Inscrição estadual cancelada, suspensa ou inexistente
Se a inscrição estadual (IE) de uma das partes estiver inativa ou irregular, a SEFAZ nega o uso do documento. - Contribuinte não autorizado a operar com NF-e
Ocorre quando o emissor ou destinatário não está habilitado como contribuinte emissor de NF-e, o que pode acontecer com empresas novas ou que mudaram de regime tributário sem atualização cadastral. - Divergência cadastral entre Receita Federal e SEFAZ
A SEFAZ faz validações cruzadas entre os cadastros federal e estadual. Qualquer inconsistência (razão social divergente, IE incorreta ou endereço desatualizado) pode resultar em denegação.
Efeitos da denegação
- A numeração da nota não pode ser reutilizada.
- A nota não pode ser cancelada, pois não chegou a ser autorizada.
- O documento deve permanecer armazenado como “denegado” para fins de registro e controle fiscal.
- O emitente deve gerar uma nova nota com numeração subsequente, após corrigir a situação cadastral.
Como resolver
- Consultar a situação cadastral: Verificar o status do CNPJ e da Inscrição Estadual do emitente e do destinatário nos portais da Receita Federal e da SEFAZ estadual.
Caso haja irregularidade, é preciso regularizar o cadastro antes de nova emissão. - Não inutilizar a numeração da nota denegada: Como a nota foi registrada na base da SEFAZ, o número não pode ser reaproveitado nem inutilizado.
- Emitir uma nova NF-e: Depois da regularização, deve-se emitir nova nota fiscal com numeração seguinte, garantindo que todas as informações cadastrais estejam válidas.
