Ao dar entrada em uma nota fiscal eletrônica (NF-e) por meio da importação do XML ou pela manifestação do destinatário, os produtos da nota são automaticamente carregados no sistema. Nesse processo, ocorre a tentativa de sincronização com o estoque, evitando o cadastro duplicado de itens e garantindo o controle correto das quantidades.
Funcionamento da Sincronização com o Estoque
A sincronização entre os produtos do XML e o estoque é feita em três etapas de verificação, na seguinte ordem:
1. Verificação por Código de Barras
O sistema verifica primeiro se há algum produto no estoque com o mesmo código de barras do produto constante no arquivo XML:
- Se houver correspondência, o sistema acrescenta a quantidade comprada ao item existente no estoque.
2. Verificação por Nome do Produto
Caso o produto não tenha código de barras correspondente, o sistema busca por produtos com o mesmo nome do que está descrito no XML:
- Se encontrar um nome exatamente igual, a quantidade da nota será adicionada ao item encontrado.
3. Produto Não Encontrado – Cadastro Automático
Se nenhum produto for localizado, nem por código de barras nem por nome, o sistema exibirá um balão amarelo com o texto “New” ao lado do nome do item, indicando que é um produto novo.
- Ao finalizar a entrada da nota clicando em “OK”, o produto será automaticamente cadastrado no estoque.
Tratamento de Produtos com Nome Diferente
Em muitos casos, o produto já existe no estoque, mas foi cadastrado com um nome diferente do que consta na nota. Nesses casos, é necessário fazer a associação manual do item da nota com o item do estoque.
Exemplo:
Produto na nota: EXEMPLO 1
Produto no estoque: Produto que ja existe no estoque
Para corrigir:
- Selecione o produto na tela de importação.
- Pressione Enter.
- Clique no botão com três pontos (…) ao lado do campo de produto.
- Digite o código ou nome do item correto do estoque.
- Selecione o item desejado.
- O sistema exibirá os dados da troca.
- Verifique se estão corretos e clique em “Sim” para confirmar.
